Recepcionar visitantes, atender telefonemas, efetuar chamadas telefônicas.
Quais são os outros nomes da profissão de Recepcionista
/ Telefonista?
Atendente
Telefonista
Quais são as tarefas e responsabilidades da profissão
de Recepcionista / Telefonista?
Recepcionar / controlar visitantes.
Encaminhar visitantes para os funcionários da empresa.
Responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder.
Enviar e receber correspondências ou produtos.
Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário.
Executar arquivamento de documentos.
Executar trabalhos de digitação (algumas empresas exigem um mínimo de 45 palavras/minuto).
Organizar viagens.
Marcar reuniões.
Controlar as chaves.
Registrar informações.
Utilizar o computador e impressoras da recepção.
Utilizar pagers, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes.
Utilizar a máquina copiadora.
Utilizar o fax.
Manter atualizado os livros de registros de correspondência e registro de fax.
Telefonista - Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas.
Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais.
Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários.
Saber usar o correio de voz.
Saber agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls).
Manter em ordem e limpo o local da PABX.
Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas.
Processar o débito das ligações telefônicas.
Reportar falhas do equipamento telefônico.
Conhecer os aspectos legais da profissão.
Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da empresa, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores.
Conhecer a tarifação dos serviços telefônicos.
Saber utilizar os serviços das empresas concessionárias de
atendimento público (informações, consertos, auxílio
de telefonistas, etc).
Quais são os requisitos para ser uma Recepcionista / Telefonista?
Habilidades Necessárias
Boa comunicação oral.
Boa memória.
Habilidade em digitar.
Leitura bem fluente.
Fluência em língua estrangeira é recomendável.
Conhecimentos Necessários
Algumas empresas requerem 2o. Grau completo.
Saber operar mesas telefônicas (PABX).
Conhecer os cargos da empresa e suas responsabilidades.
Conhecer a organização da empresa.
Conhecer os procedimentos de emergência.
Qualidades Pessoais
Cordial.
Paciente.
Prestativa.
Saber ouvir.
Saber trabalhar sob pressão.
Boa comunicação verbal.
Coordenação Motora.
Capacidade de memorização.
Sociabilidade.
Estabilidade emocional.
Responsabilidade.
Educada ao telefone.
Requisitos Físicos
Voz clara e agradável, boa audição e boa aparência.
Trabalho bastante repetitivo.
Em algumas empresas existe stress causado por forte supervisão, por computador e por supervisão pessoal.
Necessitam aprovação da supervisão para ausentar-se do posto de trabalho.
Requer esforço físico de estar sentado / parado por longos períodos de tempo.
Como iniciar na profissão de Recepcionista / Telefonista?
Segundo grau.
Cursos de digitação.
Cursos de Recepcionista / Telefonista ou auxiliar de escritório.
Experiência em serviços que envolvam muitos contatos com pessoas, digitação de textos e outros serviços de escritório.
Como é o local de trabalho da Recepcionista / Telefonista?
Setenta e cinco por cento trabalham como telefonista em hotéis, hospitais, clínicas, comércio, escritórios de empresas, etc. O restante trabalha nas companhias telefônicas. Normalmente não viajam.
Utilizam telefones, mesas telefônicas, computadores, copiadoras e faxes.
Interagem com muitas pessoas como: clientes, funcionários, gerentes, visitantes, etc.
Muitas telefonistas / recepcionistas trabalham usando computadores, em locais bem iluminados, com ar condicionado, etc. Entretanto, se o local não tiver tido um bom projeto a Recepcionista / Telefonista poderá experimentar desconforto visual e dores nas costas.
Trabalham nas horas normais das empresas. Entretanto, em hotéis, hospitais e outros locais trabalham em turnos (fins de semana, feriados, noite, dia, etc).
Qual é o futuro da profissão de Recepcionista / Telefonista?
Fatores positivos
Muitas empresas necessitam do toque humano e da habilidade na recepção da empresa.
Áreas de turismo e hotéis são de grande utilização e valorização de recepcionistas, principalmente devido ao valor atribuído à habilidade de saber relacionar-se com pessoas.
Embora a maior parte dos telefones possa ser discado diretamente, ainda existem números que requerem o auxílio de uma telefonista.
A fusão das atividades da telefonista e de recepcionista é
um fator positivo, pois as novas telefonistas/recepcionistas devem enriquecer
seu trabalho diário executando serviços de secretária,
auxiliar de escritório, etc. Isto capacita as mesmas a aspirar promoções
para outras áreas da empresa.
As telefonistas/recepcionistas mais experientes devem saber usar mesas telefônicas,
correio de voz, sistemas de arquivamento, internet, e-mail e excelente rapidez
na digitação de textos.
Fatores negativos
O emprego de telefonistas em companhias telefônicas deve diminuir bastante nos próximos anos devido à automação.
Fonte: www.institutodenver.com.br
Com a invenção do telefone por Alexandre Graham Bell em 1876, o que até então parecia impossível aconteceu: falar com pessoas que estavam consideravelmente distantes umas das outras.
É claro que no início o aparelho era um luxo para poucos, mas com o passar do tempo, tornou-se popular e fundamental para encurtar distâncias entre as pessoas e resolver problemas pessoais e profissionais.
Dessa necessidade surge uma nova e importante categoria profissional: a telefonista.
No começo tudo era bem diferente: só se conseguia uma ligação através da telefonista. Elas intermediavam todas as ligações e, como havia poucos assinantes, as telefonistas conheciam todos os usuários, que tinham um atendimento realmente personalizado!
Com o passar do tempo e com a evolução dos sistemas de telefonia, as características dessa profissão sofreu modificações, mas continua sendo essencial para as empresas que querem atender bem seus clientes.
A primeira vez que se comemorou o Dia da Telefonista foi em 29 de junho de 1956 e a partir daí essas profissionais nunca foram esquecidas.
Fonte: www.smartkids.com.br
