A principal função de uma Secretária é trabalhar assessorando executivos ou administradores em suas tarefas diárias.
Ela participa diretamente das decisões e dos trabalho destes profissionais, auxiliando na execução das suas tarefas administrativas atendendo clientes, marcando e cancelando compromissos, controlando a entrada e saída de documentos, organizando eventos e resolvendo problemas tais como reservas de passagens aereas, etc…
A secretária também deve conhecer pelo menos uma lingua extrangeira para poder falar com clientes externos e liderar a equipe local do escritório: office-boys, motoristas, copeiras, faxineiras e auxiliares gerais.
Profissionais fundamentais para a gerencia local e organização dos escritórios.
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Nos últimos anos o número de vagas formais para secretárias abertas tem crescido, há boas oportunidades para quem domina informática e um ou mais idiomas em grandes empresas
Juntamente com o aumento do número de vagas para secretariado, as exigências para com as secretárias também tem crescido, exigindo uma maior especialização técnica em idiomas, recepção e informática.
Fonte: www.guiadacarreira.com.br
Daniele Aronque e Juliana Falcão
Datilografar cartas e memorandos, organizar reuniões, servir cafezinhos, atender telefonemas - já houve um tempo em que essa era a imagem e a função das secretárias.
Para alegria de todas as profissionais da área esse estereótipo ligado à funções operacionais e mecânicas está ficando cada vez mais distante da realidade. Hoje as secretárias exercem um papel estratégico dentro das empresas - é claro que continuam escrevendo cartas, organizando encontros e marcando reuniões - mas cada vez mais estão inseridas no dia-a-dia da empresa, conhecendo e entendendo tudo o que acontece ao seu redor, muitas vezes até influenciando, com bom senso, nas decisões da chefia.
Hoje as secretárias formam um enorme contigente: só no Brasil, são mais de 2 milhões de profissionais que compram, contratam, influenciam decisões e solucionam problemas.
Na opinião de Leida Borba de Moraes, presidente da Fenassec (Federação Nacional das Secretárias e Secretários), essa é uma profissão que vem se transformando, se expandindo e adquirindo nova roupagem, de acordo com a diferentes realidades das empresas em que cada um trabalha.
"Nos últimos anos houve uma retração no mercado para várias profissões, mas a de secretária vem se mantendo estável, já que estamos ligadas à estrutura da empresa e não ao que é produzido, vendido ou negociado", diz Leida.
Segundo Stefi Maerker, diretora da SEC Secretary Search & Training, os próprios executivos que solicitam os serviços da sua consultoria deixam claro que, se por um lado o poder de decisão das secretárias aumentou, por outro aumentaram as exigências do mercado. "Se a profissional não for organizada, ágil e com espírito de liderança, dificilmente consegue desempenhar sua função", completa.
As exigências também mudaram muito - antes existia o estereótipo de que a boa aparência definia a boa secretária. Hoje, as exigências na hora da contratação são cada vez maiores: curso específico de secretariado (técnico ou superior), boa redação, habilidade com micro e internet, fluência em no mínimo um idioma além do português... e por aí vai!
"Hoje as secretárias têm que ser muito versáteis para se adaptar às diferentes situações. Encontramos no mercado várias situações, como a secretária atendendo a um só executivo, várias secretárias para um executivo, uma secretária para vários diretores ou gerentes...", explica Leda.
O cargo de secretária cresceu consideravelmente após a II Guerra Mundial, quando o mercado de trabalho passou a abrir suas portas para a mão-de-obra feminina. Hoje, segundo Maria do Carmo Assis, Diretora Administrativa da Fenassec, Federação Nacional de Secretárias e Secretários, existem cerca de dois milhões de profissionais exercendo essa função.
A profissão é regulamentada pelas leis 7.377, de 30 de setembro de 1985 e 9.261, de 11 de janeiro de 1996. Para exercer a atividade, a secretária deve tirar registro junto à DRT (Delegacia Regional do Trabalho).
De acordo com essas leis, pode exercer a função de Secretário Executivo o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido por Lei; diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei; ou portadores de diploma de nível superior que possam comprovar, por meio de declarações de empregadores, o exercício efetivo.
Para a função de Técnico em Secretariado, o profissional deve possuir certificado de conclusão de curso de Secretariado com nível de 2º. Grau, ou ter certificado de conclusão do Ensino Médio, mas deve comprovar, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo.
O mercado de trabalho está aberto para profissionais que fazem cursos técnicos ou faculdade. A diferença está no número de funções realizadas e na remuneração. As secretárias de nível superior prestam, por exemplo, assessoria direta a executivos.
Os cursos superiores duram, em média três anos. Nos técnicos, o profissional pode optar por fazer o 2º grau técnico em Secretariado, com duração de três anos, ou os cursos de suplência, com duração de um ano e meio para os que já possuem o diploma do ensino médio.
As disciplinas também variam de acordo com o tipo de curso. Os técnicos e de suplência, por exemplo, ministram matérias como Técnicas de Secretariado, Português e Comunicação, Inglês, Informática (Windows, Word, Excel e Agenda Eletrônica), Legislação (Comercial e Laboral), Contabilidade e Gestão para Secretárias.
Os cursos de graduação, além de Português, Inglês e Técnicas Secretariais, ministram também Sociologia, Direito, Economia, Comunicação Verbal, Ética, Psicologia Aplicada à Administração e, em alguns casos, Espanhol.
Fonte: carreiras.empregos.com.br
